Một công cụ sắp xếp công việc đơn giản dựa trên hai tiêu chí khẩn cấp và quan trọng.

(Trung tâm Tam Khôi) Khi bạn có quá nhiều bài tập, bài học cần hoàn thành và ti tỉ những việc khác muốn làm mà không biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể ngồi xuống sắp xếp lại với ma trận thời gian Eisenhower.

Ma trận thời gian Eisenhower là một công cụ sắp xếp công việc dựa trên hai tiêu chí khẩn cấp và quan trọng.

• Việc khẩn cấp là việc cần làm ngay, không thể chờ được.
• Việc quan trọng là việc cần thiết với bạn, có nhiều ý nghĩa và ảnh hưởng lớn đến cuộc sống của bạn.

Dựa trên hai tiêu chí này, chúng ta có mô hình sau:

Với mô hình này, bạn sẽ có 4 nhóm để phân loại:
1. Khẩn cấp và quan trọng: những việc phải được làm ngay, không thể trì hoãn thêm:

2. Không khẩn cấp và quan trọng: những việc cần làm với lịch trình dài hạn.

3. Khẩn cấp và không quan trọng: những việc có thể chuyển cho người khác làm thay.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng: những việc bạn cần loại bỏ hoặc từ chối.

Việc của bạn chính là phân loại các đầu việc vào các nhóm đó và phân bổ thời gian, công sức để giải quyết cho phù hợp. Dĩ nhiên, bạn cần dành nhiều thời gian cho hai nhóm quan trọng hơn là hai nhóm không quan trọng. Và thứ tự thì sẽ luôn là ưu tiên cho nhóm 1 trước.

Vậy bạn nên bắt đầu ra sao:

- Đầu tiên hãy liệt kê những việc cần làm trong một ngày.

- Tiếp theo phân loại các nhiệm vụ đó vào các nhóm trên.

- Sau đó thì thực hiện theo thứ tự ưu tiên.

- Cuối cùng là điều chỉnh và sắp xếp lại phù hợp cho ngày tiếp theo.

Khi đã quen sắp xếp cho 1 ngày bạn có thể áp dụng cho một tuần học tập để có những bước chuẩn bị lâu dài hơn, giảm bớt những nhiệm vụ khẩn cấp.

Cũng cần lưu ý là những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, nếu không được sắp xếp để thực hiện đúng lịch trình sẽ dễ dàng chuyển thành việc khẩn cấp và quan trọng (chẳng hạn như một bài thuyết trình có thời gian thực hiện là 1 tháng). Hãy tưởng tượng nếu bạn có quá nhiều việc khẩn cấp và quan trọng cùng xảy ra thì ôi thôi, việc phân loại trước đó của bạn không còn ý nghĩa nữa.

Một số mẹo khác bạn có thể tận dụng:

- Nên ghi chú lại ngay khi có một nhiệm vụ mới xuất hiện với đầy đủ thông tin thời hạn.

- Tập trung giải quyết các việc bạn đã phân loại sẵn cho ngày hôm đó trước khi thêm nhiệm vụ mới vào.

- Với những nhiệm vụ có mức độ khẩn cấp cao đột ngột xuất hiện, hãy mạnh dạn nhờ sự giúp đỡ nếu có thể, ngay cả khi nó quan trọng.

Năm học của bạn ngoài việc học còn có rèn luyện thể thao, tham gia câu lạc bộ đội nhóm, các lớp học kĩ năng bất kì mà bạn muốn có hoặc các hoạt động ngoại khoá do nhà trường tổ chức. Mọi thứ bạn tham gia đều sẽ góp một ảnh hưởng nào đó đến việc học và cuộc sống của bạn. Vậy nên hãy suy nghĩ thật kĩ và sắp xếp dần dần nhé. Chí ít qua phân loại bạn có thể nhìn rõ mọi việc xoay quanh mình, để một ngày được gọn gàng hơn một chút, việc học cũng tập trung hơn và bớt áp lực hơn.

* Bạn có thể tim thêm thông tin về mô hình Eisenhower qua các công cụ tìm kiếm để có thêm nhiều thông tin hơn nhé.

Bạn có thể dạo quanh mục Khám phá lý thú của Tam Khôi để xem thêm các bài viết hoặc bài sưu tầm khác.

Và bạn cũng có thể xem lịch học dành cho các lớp 9, 10, 11, 12 ở Tam Khôi tại đây.