Quy luật này còn được biết đến dưới cái tên “Quy luật Pareto”. Quy tắc này lần đầu tiên được nhà tư tưởng quản lý Joseph M.Juran gợi ý. Sau đó nó được đặt tên theo tên của nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto, ông đã quan sát thấy rằng 80% thu nhập của Italia thuộc về 20% dân số của nước này.

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố) nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Chúng ta vẫn thường suy nghĩ theo quan điểm: càng cố gắng sẽ càng được nhiều, càng làm nhiều sẽ càng được nhiều. Do suy nghĩ đó, chúng ta “tham lam” nhận nhiều công việc, nhiều trách nhiệm và luôn cố gắng làm cho hết những công việc ấy, cố gắng đáp ứng yêu cầu từ mọi mặt của công việc và cuộc sống. Chúng ta tin rằng hoàn thành càng nhiều công việc thì càng đạt được nhiều điều. Nhưng cách suy nghĩ này không mang lại hiệu quả. Với cách suy nghĩ đó, chúng ta luôn bị stress bởi phải làm quá nhiều công việc khác nhau, không có định hướng. Thời gian, năng lượng, nỗ lực mà chúng ta đổ vào công việc không mang đến hiệu quả tương đương. Quy luật 80/20 cho phép chúng ta đạt được hiệu quả công việc cao hơn chỉ với lượng thời gian, năng lượng và nỗ lực ít hơn.

Nên chú ý rằng áp dụng quy luật 80/20 không có nghĩa là chúng ta dùng hai con số 80 và 20 một cách cứng nhắc, trong mọi trường hợp chúng ta đều cố tìm cho đúng tỉ lệ 80/20. Ý nghĩa của việc ứng dụng quy tắc 80/20 nằm ở chỗ chúng ta hiểu được rằng mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả không phải mối quan hệ 1-1.

Không chỉ được áp dụng trong công việc, trong kinh doanh mà quy luật 80/20 có thể được xem xét trong mọi mặt của cuộc sống. Hãy cùng tìm hiểu một vài ví dụ.

Các thói quen: chúng ta có hàng chục, hàng trăm thói quen, nhưng những thói quen này có tác động không giống nhau tới cuộc sống của chúng ta. Một số thói quen có ảnh hưởng lớn đến cuộc sống, một số thói quen là “vô thưởng vô phạt”, có cũng được mà không có cũng không sao. Hãy dành thời gian nhìn lại các thói quen này và tìm ra 20% trong số những thói quen ấy mà lại có tác động lên cuộc sống của chúng ta đến 80%. Tùy mỗi người mà những thói quen này là khác nhau. Khi đã tìm ra 20% thói quen có ảnh hưởng quyết định đến cuộc sống của mình, hãy dành nhiều thời gian cho thói quen đó hơn, hoặc phát triển thói quen đó để chúng mang lại những ảnh hưởng nhiều hơn nữa trong cuộc sống của chúng ta.

Các mối quan hệ: mỗi người chúng ta đều có rất nhiều mối quan hệ cá nhân và xã hội như gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, bạn học, bạn cùng sinh hoạt tại các câu lạc bộ hay lớp học, bạn trên các mạng xã hội,… nhưng mối quan tâm của chúng ta đối với từng đối tượng này là không giống nhau và mỗi đối tượng cũng có tầm quan trọng không giống nhau đối với cuộc sống của chúng ta. Hãy xem xét và tìm ra 20% trong số những mối quan hệ này mà có thể mang lại cho chúng ta tới 80% sự hạnh phúc và hài lòng về mặt tình cảm. Sau đó, hãy dành thời gian nhiều hơn cho những mối quan hệ nằm trong số 20% này, làm cho những mối quan hệ ấy thân thiết hơn, khăng khít hơn và mang lại nhiều điều tốt đẹp hơn cho cả hai phía. Đó là cách làm cho cuộc sống tình cảm của mình đầy đủ hơn, hài lòng hơn. Không phải càng nhiều mối quan hệ, càng nhiều bạn bè là cuộc sống tình cảm cũng sẽ tăng lên tương ứng.

Hiệu quả trong công việc: Trong công việc và cuộc sống hàng ngày, luôn có những điều quan trọng và những điều khác không quan trọng. Có những việc chỉ chiếm 20% thời gian và nỗ lực làm việc nhưng lại mang lại đến 80% hiệu quả trong công việc nói chung. Hãy phân loại những công việc hàng ngày và xác định những công việc chiếm 20% này. Hãy cố gắng tập trung vào những công việc này, tìm cách nhân rộng những công việc tương tự để đạt được hiệu quả công việc cao hơn nữa.